Es habitual que en el momento de la fundación de la empresa, los/as emprendedores/as, al amparo de los diversos programas de ayuda para la realización de su Plan de Viabilidad cuenten con ayuda profesional para la elaboración de su Plan de Negocio y redacten un bonito documento que se convierte en el compañero inseparable en sus primeros pasos como empresarios.
Desde este punto de vista el Plan de Negocio, y su planificación económico-financiera son una valiosa ayuda para el nuevo gestor/a empresarial que le permiten:
• Reducir o acotar el nivel de incertidumbre entorno a la decisión de emprender el nuevo proyecto empresarial: Plan Estratégico, Plan de Negocio.
• Determinar los niveles de rentabilidad esperados.
• Determinar la estructura de financiación requerida.
• Además, constituye un documento necesario para la defensa del proyecto, en las acciones orientadas a la búsqueda de financiación.
...Ayudas y subvenciones para nuevos/as emprendedores/as.
...Capitalización del desempleo.
...Socios/as.
...Capital Riesgo.
...Avales (Sociedades garantía recíproca)
...Financiación bancaria.
...Etc.
Sin embargo, es habitual que en uno o dos años, dicho Plan termine acumulando polvo en las estanterías de su despacho, debido a la no apropiación del mismo como herramienta primera de gestión de su empresa: en ocasiones esta herramienta es utilizada únicamente para un objetivo, (generalmente la obtención de financiación para los primeros pasos del proyecto), sin que se explote su utilidad como herramienta de gestión en el día a día.
¿Cómo, por tanto, podemos integrar el Plan de Negocio, en su sentido más amplio, (Plan Estratégico, Plan de Viabilidad, Plan Económico-Financiero…) para que realmente sea una herramienta ÚTIL para el joven empresario?
A+g nació hace 13 años como spin-off de un grupo consultor, con el objetivo de dar respuestas a preguntas como ésta en el entorno de las pymes y micropymes de Euskadi. Y es que en ese ámbito, es necesario añadir un condicionante a la pregunta: no sólo debe ser ÚTIL para la gestión, sino que su uso debe ser VIABLE para el empresario/a que no tienen por qué tener formación en el ámbito económico-financiero, pero que debe tomar decisiones en ese ámbito, al mismo tiempo que ejerce todo tipo de funciones (vendedor/a, organizador/a, productor/a, decorador/a, administrativo/a,…).
Se da la circunstancia de que las pequeñas empresas están familiarizadas con la externalización de servicios de gestoría y asesoría (fundamentalmente en sus áreas laboral y fiscal-contable) pero con frecuencia consideran que los servicios de Consultoría están reservados para las grandes empresas.
Sin embargo, en más de una década de trayectoria profesional poniendo en práctica nuestra metodología Gestinno, A+g ha demostrado que es posible introducir la innovación en la Gestión también en la pequeña empresa, tal y como ha quedado patente en más de 300 proyectos de acompañamiento y colaboración desarrollados.
De todas esas experiencias, podemos extraer las siguientes conclusiones generales:
1. Para que el Plan de Negocio resulte útil a efectos de herramienta de gestión, es necesario que el modelo tenga un formato FLEXIBLE, que sea posible ir adaptando a la naturaleza de la marcha de la propia actividad. Además de los cambios en el entorno competitivo empresarial, cada vez más continuos y significativos, el propio nivel de experiencia del empresario/a hace necesario que sus herramientas de gestión evolucionen con él/ella: Con frecuencia, las unidades de negocio, segmentos objetivo, precios, y costes que debemos manejar en la gestión de la actividad empresarial, en poco se parecen a aquellos que se planificaron en un primer momento. A medida que el empresario, en la gestión continua de su negocio, adquiere un mayor conocimiento del entorno y del sector acumulado en la trayectoria de la empresa, el empresario cuenta con mucha más información para poder elaborar un modelo de planificación con premisas más sólidas.
2. El Plan de Negocio debe ser traducido a un lenguaje común (EN EUROS), integrando a través de la planificación económico-financiera, las diferentes variables de gestión y debe de medir el impacto de decisiones de todo tipo que el gestor/a debe tomar en su negocio, en muy diversas áreas. La clave está en encontrar el equilibrio exacto entre dos necesidades básicas del joven empresario/a: que el modelo de planificación sea capaz de reflejar la complejidad inherente a su actividad pero al mismo tiempo, el modelo debe mantener su sencillez en el uso, para que pueda ser utilizada sin dificultad y con la suficiente agilidad por el joven empresario/a.
3. Pero en el dia a dia de la pequeña empresa, el gran reto precisamente es el de poder encontrar un "espacio-tiempo" que sea dedicado a las actividades propias de la gestión (planificación, seguimiento, control, toma de decisiones). Lo que debe perseguir cualquier herramienta de gestión, (y el Plan de Negocio, con su planificación económico financiera, es una de las fundamentales) es facilitar la incorporación del HÁBITO de la planificación, dotando a la organización de herramientas ágiles y dimensionadas a los recursos y características de la empresa, que permitan realizar un seguimiento y control de la actividad, evitando así que se deban realizar “sobreesfuerzos” para tener un control adecuado de la marcha de la actividad: No se busca el Plan de Negocio más completo, o el más detallado, que se busca una herramienta real de soporte a la toma de decisiones (p.ej. simulando escenarios y midiendo el impacto de diferentes decisiones) y que permita, extrayendo del mismo unas pocas variables significativas, tengamos un “termómetro” con el que medir de forma continua la marcha real del negocio, evitando así que se deban realizar “sobreesfuerzos” para tener un control adecuado de la marcha de la actividad
Nuestra metodología de trabajo, Gestinno, empleada en nuestra actividad diaria en empresas de todos los sectores, viene a demostrar que cualquier empresa, por pequeña que sea, puede contar con un Sistema de Gestión que combinan los tres aspectos fundamentales destacados en este artículo. Y es que no debemos de olvidar que existe un Sistema de Información con el que ya cuenta toda empresa y que muchas veces no explota como tal: la contabilidad.
La Información proveniente de la actividad contable resulta una fuente extraordinariamente efectiva debido a que:
...Dada la obligatoriedad de su llevanza, no supone esfuerzo adicional alguno en términos de coste.
...Recoge todos los hechos susceptibles de valoración económica que suceden en la empresa.
...Con ligeras adaptaciones (un poco de orden y cierto desglose), puede fácilmente convertirse en una herramienta de seguimiento y evaluación que ayude a detectar lo que es susceptible de mejora en la empresa, en definitiva ha de comportarse como un sistema de alerta.
...Permite poner en evidencia aquellos parámetros que no marchan como estaba previsto. (ventas, márgenes, estructura empresarial, rotación, endeudamiento, evolución por unidades de negocio, familias de producto …).
Y como conclusión, este Post nos trae una buena noticia: con un poquito de formación/capacitación que le doten de las claves para interpretar los principales parámetros de la actividad y con la ayuda de sencillas herramientas ofimáticas, cualquier empresario puede disponer de un sistema puntual de seguimiento de su negocio y que dé soporte a la Toma de Decisiones.
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